Qui peut gérer la gestion administrative d’une entreprise ?

La gestion administrative fait partie des tâches indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Pourtant, elle peut rapidement devenir chronophage pour un entrepreneur, un indépendant ou une petite entreprise. Alors, à qui peut-on confier sa gestion administrative lorsque l’on souhaite se concentrer sur son activité ?

Pourquoi la gestion administrative prend-elle autant de temps ?

Créer et développer une entreprise ne consiste pas uniquement à vendre ses produits ou ses services.

Au quotidien, de nombreuses tâches administratives doivent être réalisées : répondre aux e-mails, préparer des documents, suivre les factures, classer les justificatifs, effectuer des relances, organiser les dossiers ou encore assurer le suivi des différentes démarches.

Pris individuellement, ces tâches peuvent sembler simples. Mais lorsqu'elles s'accumulent, elles peuvent représenter plusieurs heures chaque semaine.

Pour un entrepreneur, ce temps pourrait pourtant être consacré à des missions directement liées au développement de son activité.

À qui confier sa gestion administrative ?

Lorsque l'on souhaite déléguer sa gestion administrative sans recruter un salarié, plusieurs solutions existent.

Faire appel à une assistante administrative indépendante ou à une assistante digitale permet d'externaliser une partie des tâches administratives de son entreprise, de manière ponctuelle ou régulière.

L'avantage est de pouvoir bénéficier d'un accompagnement adapté à ses besoins, sans avoir à créer un poste en interne.

L'assistante peut intervenir directement sur les tâches qui prennent du temps à l'entrepreneur et qui ne nécessitent pas forcément sa présence.

Quelles tâches peut-on déléguer à une assistante administrative ?

Les missions peuvent être très variées selon l'entreprise et son organisation.

Une assistante administrative peut notamment prendre en charge :

• la gestion et le tri des e-mails ;

• le classement et l'organisation des documents ;

• la mise en forme de documents professionnels ;

• la préparation de devis et de factures ;

• le suivi des factures et des règlements ;

• les relances clients ;

• la préparation de documents administratifs ;

• l'organisation et le suivi de dossiers ;

• certaines tâches de secrétariat ;

• la préparation des éléments à transmettre au cabinet comptable.

L'objectif n'est pas nécessairement de tout déléguer. Il est possible de commencer par quelques tâches précises qui représentent une véritable perte de temps.

J’ai déjà un expert-comptable : ai-je besoin d’une assistante administrative ?

C'est une question fréquente chez les entrepreneurs.

Votre expert-comptable et votre assistante administrative ont des rôles complémentaires.

L'expert-comptable intervient sur les missions relevant de la comptabilité. L'assistante administrative peut, quant à elle, prendre en charge une partie de l'organisation et du suivi administratif qui entourent votre activité.

Elle peut notamment préparer et organiser les documents nécessaires à votre comptabilité, suivre les factures et règlements ou encore effectuer certaines relances.

L'objectif est donc de vous permettre de mieux gérer tout ce qui se trouve autour de votre comptabilité, sans remplacer votre expert-comptable.

Pourquoi externaliser sa gestion administrative ?

Externaliser sa gestion administrative présente plusieurs avantages.

Gagner du temps

Vous récupérez du temps que vous pouvez consacrer à vos clients, à vos projets et au développement de votre entreprise.

Réduire sa charge mentale

Lorsque les tâches administratives s'accumulent, elles peuvent rapidement devenir une source de stress. Les déléguer permet de retrouver une organisation plus sereine.

Bénéficier d’une organisation professionnelle

Une gestion administrative structurée facilite le suivi de votre activité et vous permet de retrouver plus facilement les informations dont vous avez besoin.

Éviter les contraintes d’une embauche

Faire appel à une assistante administrative indépendante permet de bénéficier d'un soutien professionnel sans les contraintes liées au recrutement d'un salarié.

Et si vous ne savez pas quoi déléguer ?

Vous n'avez pas forcément besoin de savoir précisément quelles missions confier à une assistante administrative.

Un échange permet de faire le point sur votre activité, votre organisation et les tâches qui vous prennent le plus de temps.

Chez HK Assistante Digitale, l'objectif est de vous proposer un accompagnement adapté à votre situation et à vos besoins.

Votre temps est précieux. Déléguer votre gestion administrative, c'est vous donner davantage de temps pour vous concentrer sur ce qui fait réellement avancer votre entreprise.

Découvrez la prestation de gestion administrative de HK Assistante Digitale.